STATUTS MODIFIES DEPUIS LE 22/06/2019
ARTICLE 1 : Dénomination
L'association a été fondée sous la forme d'une association sans but lucratif (ASBL) et est dénommée « Confédération du Personnel des Notariats de l’Union Européenne » en néerlandais : « Confederatie van het Personeel van de Notariaten van de Europese Unie » et en abrégé « CPNUE ».
ARTICLE 2 : Siège
Le siège est établi en Région de Bruxelles-Capitale.
L’adresse du siège peut être transférée en tout endroit de la Région de Bruxelles-Capitale ou de la région de langue néerlandaise de Belgique, par simple décision de l’organe d’administration qui a tous pouvoirs aux fins de faire constater authentiquement la modification statutaire éventuelle qui en résulte, sans que cela ne puisse entraîner une modification de la langue des statuts.
Si, à la suite du transfert du siège social la langue des statuts doit être changée, seule l'assemblée générale est autorisée à prendre cette décision, dans le respect des exigences relatives à une modification des statuts.
Le siège administratif en Belgique sera établi à l’adresse du secrétaire général de l’Union Royale Professionnelle du Personnel des Études Notariales de Belgique.
Des bureaux annexes pourront être ouverts dans chaque pays membre.
ARTICLE 3 : Le but ou l’objet de l’asbl
L’objet social dans l’espace européen, dans tous les pays membres de l’union du notariat latin (UNIL) est :
- La promotion et la reconnaissance du personnel des études notariales.
- L'étude, la gestion et le développement des intérêts professionnels, moraux et matériels de tout le personnel des études notariales.
- L’expression des décisions communes de ses membres auprès des autorités et institutions européennes et auprès des délégations syndicales patronales.
- Le tissage des liens professionnels et sociaux entre ses membres et l’harmonisation de leurs orientations communes.
- La collecte, le traitement et la transmission de toute information pouvant concerner et intéresser le personnel des notariats européens dans la sphère internationale.
- La coordination des systèmes de formation pour tous les professions des notariats, et l’organisation des journées de Congrès et des séminaires de formation visant à améliorer la connaissance du droit européen et du droit notarial.
- La réalisation de tous travaux d’étude et de recherche au service de ses membres et / ou en collaboration avec ceux-ci en vue de favoriser et améliorer les conditions de travail dans l’espace européen, d’assurer et défendre des intérêts de tout le personnel des études notariales.
- Elle s'efforcera en même temps d'établir et de développer les meilleures relations entre ses membres.
- De plus, l'Union adoptera toutes mesures pour créer, en dehors de son sein, toutes institutions utiles à améliorer la situation morale et matérielle de ses membres.
- L’union est également habilitée à négocier et à signer valablement au nom de ses membres, toutes conventions collectives européennes, concernant les intérêts de ces derniers sur le plan professionnel et social : statut, contrat d'emploi, pension, fonds social. Cette énumération est énonciative et non exhaustive, et pour autant que ces conventions ne tombent pas sous la compétence des organisations professionnelles nationales. L’union peut collaborer avec tous les groupements de son choix en coordonnant les travaux pour augmenter ses chances de réussite. Elle peut arrêter tous accords préalables avec les groupements en question qu'elle estimerait favorables aux buts envisagés.
- L’union peut éditer des publications et périodiques.
De plus, l’asbl peut entreprendre toutes les activités qui contribuent directement ou indirectement à la réalisation de son objectif, y compris les activités commerciales et lucratives, dont le produit sera toujours entièrement consacré à la réalisation de son objet.
Il ne peut, directement ou indirectement, ni distribuer ni procurer de gain en capital aux fondateurs, membres, administrateurs ou à toute autre personne, sauf à des fins d'intérêt personnel énoncées dans les statuts. Toute transaction en violation de cette interdiction est nulle.
ARTICLE 4 : Durée
L’association est constituée pour une durée indéterminée.
Il ne pourra y être mis fin que par une décision de l’Assemblée Générale statuant comme en matière de modification des statuts.
ARTICLE 5 : Membres de l’ Association
L’association est composée
- de membres effectifs ;
- de membres observateurs ; et
- de membres adhérents ;
Membres effectifs
Les membres effectifs de l’ASBL sont :
Les unions professionnelles, syndicales, syndicats, Associations et Fédérations du personnel du notariat latin des pays faisant partie actuellement de l’Union européenne, à savoir : l'Allemagne, la Belgique, Autriche, Espagne, Estonie, France, Grèce, Hongrie, Italie, Lettonie, Lituanie, Luxembourg, Malte, Pays-Bas, Pologne, Portugal, République Tchèque, la Slovaquie et la Slovénie, et ceci dès le moment que ces pays ont adhéré à cette association et ont signé l’acte d’accession.
Pourront être admis comme nouveaux membres effectifs, les unions professionnelles, syndicales, syndicats, associations et fédérations, du personnel des notariats de type latin, dont les pays ont adhéré à l’Union européenne.
Membres observateur
Dès le moment où leur pays est officiellement candidat à l’entrée dans l’Union européenne, ils peuvent déjà être admis par décision de l’assemblée générale comme membre observateur.
Les membres observateurs sont invités à assister à l’assemblée générale, sans voix délibérative.
Membres Adhérents
Peuvent être admis en leur nom propre et comme membre individuel, seulement avec voix consultative, comme membre adhérent :
Le personnel des études notariales du notariat Latin, des pays qui font partie de l’Union Européenne :
- où il n’existe pas d’unions professionnelles, syndicales, syndicats, Associations et Fédérations du personnel des notariats de type latin, ou
- quand les unions professionnelles, syndicales syndicats, Associations et Fédérations existants ne souhaitent pas s'inscrire comme membre effectif de cette association ou ne seraient pas accepté.
Cela pourrait impliquer à la fois le personnel encore en activité, que des retraités.
Dans leur demande écrite pour devenir membre, ils devront démontrer qu'ils sont effectivement employés actifs ou retraités des notaires en droit latin des pays énumérés ci-dessus.
Celui ou celle qui veut être membre devra soumettre sa demande d'admission directe par écrit au président ou au secrétaire. Cette demande écrite peut être faite par courrier ou par e-mail.
L'admission de toutes sortes de membres requiert une décision de l’assemblée générale, adoptée à la majorité des trois-quarts des voix exprimées.
Cette décision de l'acceptation ou non ne doit pas être justifiée.
Aucun appel n'est possible contre cette décision.
Quand il existe une Fédération Étatique dans un pays membre, toute autre Association qui prétend dans le futur appartenir à l’ASBL aura besoin expressément d'appartenir à cette Fédération Nationale ; en ne pouvant pas dans un tel cas, sans autorisation expresse, intégrer dans la CPNUE.
Exclusion de membres
Pourront être exclus de l’Association, chaque membre, à la fois le membre effectif, observatoire ou adhérent, qui :
- du fait du changement de leur statut légal , cessent d’être des notariats de type latin ou encore
- les membres effectifs qui d’une façon persistante, sont en défaut de respecter les présents statuts et les règlements d’ordre intérieur approuvés par l’Assemblée Générale.
- En cas de faute avérée;
- lorsque par son affiliation et ses agissements, il porte atteinte aux intérêts de l’ASBL.
L’exclusion est décidée par l’Assemblée Générale statuant à la majorité des quatre-cinquièmes des voix exprimées exclusion faite de la voix du membre concerné par la décision d’exclusion.
Le vote sur la résiliation de l'adhésion est secret.
Sortie des membres
Tout membre effectif, observateur ou adhérent est libre de se retirer de l’association en adressant par écrit sa démission au conseil d’administration.
La démission d'un membre ne commence qu'après une période d'annulation de 3 mois.
Si, en raison de la démission d'un membre, le nombre de membres tombe en dessous du minimum légal ou statutaire, la démission sera suspendue jusqu'au moment où un remplaçant soit trouvé après un délai raisonnable.
Aucun membre (membre effectif, observateur ou adhérent), ni les héritiers ou ayants droit d'un membre décédé, ne peut prétendre aux avoirs de L'ASBL.
Ils ne peuvent pas non plus réclamer les cotisations préalablement versées.
Cette exclusion des droits sur les biens de l'association s'applique à tout moment: pendant l'adhésion, à la fin de l'adhésion pour une raison quelconque, lors de la dissolution de l'association, etc.
Les droits et obligations des membres
Tous les membres peuvent consulter au siège de l’association le registre des membres.
A cette fin, ils adressent une demande écrite à l’organe d’administration, avec lequel ils conviennent d’une date et d’une heure de consultation du registre. Ce registre ne peut être déplacé.
En outre, tous les membres ont tous les droits et obligations énoncés dans le Code des sociétés et associations (ci-après dénommé CSA).
ARTICLE 6 :
Le nombre des membres effectifs ne peut être inférieur à quatre.
Seuls les membres effectifs ont voix délibérative à l’Assemblée générale.
Les membres effectifs sont représentés par les Présidents en exercice de leurs organes nationaux respectifs ou par un membre du bureau du membre effectif, spécial nommé à cet effet par leur bureau.
ARTICLE 7 : Cotisations
Les membres effectifs sont tenus au paiement des cotisations qui auront été décidées en Assemblée générale, selon les besoins budgétaires. Le montant maximum des cotisations à verser par chacun des membres effectifs est fixé à 3.000 euros par an.
Les cotisations à payer par les membres observateurs seront fixés à la moitié des cotisations pour les membres actifs.
Les membres adhérents, y compris les membres individuels mentionnés ci-dessus, ne doivent pas de cotisations.
A défaut d’une décision contraire de l’Assemblée générale, les cotisations sont payables trimestriellement la première quinzaine des mois d’octobre, janvier, avril et juillet.
Les membres de l’ASBL n’encourent, du chef des engagements de celle-ci, aucune obligation personnelle.
ARTICLE 8 : Organes de l’ASBL
Les organes sont :
- L’Assemblée générale
- l’organe d’administration
c) La Gestion Journalière
ARTICLE 9 : L’Assemblée Générale
L’Assemblée générale des membres effectifs est l’organe suprême de l’ASBL. Elle exerce la plénitude des pouvoirs. Relèvent de sa compétence, les pouvoirs qui n’ont pas été spécifiquement délégués aux autres organes de l’ASBL.
Relèvent de sa compétence exclusive:
- la modification des statuts,
- la désignation et la révocation du président, du vice-président entrant, et les membres de la Gestion Journalière
- l’approbation des budgets et des comptes,
- la détermination des cotisations de ses membres
- la dissolution volontaire de l’association,
- toute décision dépassant les limites des pouvoirs des autres organes.
ARTICLE 10 :
Les Assemblées générales se tiennent au moins une fois par an sur décision et convocation du président et en outre, chaque fois que l’intérêt général ou social de l’ASBL le requiert ou encore, sur demande de trois de ses membres.
Les Assemblées générales se tiennent au lieu indiqué dans les convocations.
Dans la mesure du possible de telles assemblées se tiendront dans un État différent, auquel cas le membre effectif local se chargera de la logistique nécessaire pour la tenue de l'Assemblée.
Les membres observateurs et les membres adhérents peuvent être présents, mais seulement avec voix consultative.
ARTICLE 11
Les convocations sont adressées par le Président au moins six semaines à l’avance. Elles contiennent le projet de l’ordre du jour.
L’ordre du jour provisoire sera adressé aux membres effectifs comme prévu à l’alinéa précédent et, le cas échéant, aux membres observateurs et adhérents au moins trois semaines à l’avance. Dans la semaine qui suit l’envoi de l’ordre du jour, les membres peuvent suggérer que de nouveaux points soient ajoutés à l’ordre du jour.
Toute proposition signée par trois membres effectifs sera portée à l’ordre du jour.
L’ordre du jour définitif est arrêté dix jours avant la date de l’Assemblée générale, et immédiatement communiqué par voie électronique aux membres.
L’Assemblée générale est présidée par le Président ou, en cas d’empêchement de ce dernier, par le Vice-président.
L’assemblée générale désigne le secrétaire et 2 scrutateurs.
ARTICLE 12 : Procès-verbaux
Les procès-verbaux sont élaborés par le secrétaire sous la responsabilité du Président et soumis pour avis à l’organe d’administration; ils sont adoptés préalablement à toute autre délibération par l’Assemblée générale qui suit.
Les résolutions sont communiquées par tous moyens écrits et portées à la connaissance des membres.
ARTICLE 13 : Délibérations
L'Assemblée générale ne peut délibérer par principe que sur la base d'une proposition motivée et écrite qui aura été préalablement communiquée avec l'ordre du jour définitif.
Toutefois, moyennant l'accord de tous les membres effectifs représentés, l'Assemblée générale peut délibérer sur d'autres points proposés, en début de séance par un ou plusieurs membres effectifs ou par le Président.
ARTICLE 14 : Vote
L’Assemblée générale ne pourra procéder au vote que si les deux-tiers au moins des membres effectifs sont représentés.
Les décisions de l’Assemblée générale sont prises à la majorité absolue des membres effectifs représentés. En cas de partage des voix, la résolution n’est pas adoptée.
Seuls les Présidents des membres effectifs de la CPNUE, ou le membre du bureau du membre effectif, spécial nommé à cet effet par leur Président, peuvent participer au vote.
Toutefois, il peut se faire représenter en Assemblée générale par un mandataire, qui devra être employé dans le notariat et d’une procuration écrite lui donnant pleins pouvoirs.
Cette procuration devra être remise au Président avant l’ouverture de la réunion.
Les décisions relatives aux modifications des statuts devront être prises avec la majorité des trois-quarts des membres effectifs de l’ASBL représentés.
Chaque membre effectif a une seule voix dans l’Assemblée Générale.
Si le Président de la CPNUE n’est pas Président national ou membre du bureau national du membre effectif, il ne dispose pas du droit de vote.
Les décisions sont obligatoires pour tous les membres.
ARTICLE 15 : Le Président et l’ordre des réunions
Le Président surveille et assure le respect des statuts et règlements spéciaux.
Il a le contrôle et la surveillance des assemblées; il prend toutes mesures nécessaires pour l'exécution des décisions de l’organe d’administration.
Le Président peut convoquer l’organe d’administration chaque fois que l'intérêt de l'union l'exige. Il est obligé de le convoquer quand au moins trois autres membres de l’organe d’administration le demandent par écrit.
ARTICLE 16 : Missions et pouvoirs du Président dans le cadre des réunions de la CPNUE.
L´Assemblée et l’organe d’administration sont présidées par le Président de la CPNUE.
En concertation avec l’organe d’administration, (cf : art.17) il convoque l’Assemblée générale, en fonction de l’actualité et des impératifs politiques de la CPNUE.
- Il préside les réunions,
- présente les points de l’ordre du jour, en partant de préférence de documents écrits préalablement communiqués,
- fait respecter l'ordre du jour,
- fait rapport sur chaque point,
- prend et donne la parole et organise les interventions orales,
- procède aux tours de table,
- fait une synthèse des débats,
- soumet au vote, les décisions et projets de résolution ou de prises de position,
- assure le suivi des décisions adoptées.
ARTICLE 17 : L’organe d’administration et La Gestion Jounalière
L’organe d’administration tel que prévue par le CSA belge est composée de maximum 10 membres d’au moins 4 pays différents.
L’organe d’administration
Comprend :
1 Président
1 Vice-Président
1 Secrétaire Général
1 Trésorier
Et peut être complété avec maximum
2 Secrétaires adjoints
1 Trésorier adjoint (responsable de l’administration des membres), et
des membres supplémentaires
Les secrétaires adjoints seront d’un pays différent que celui du secrétaire général
Le trésorier adjoint sera d’un pays différent que celui du trésorier.
La Gestion Jounalière
Comprend : le Président, le Vice-Président, le Secrétaire Général, et le Trésorier
ARTICLE 18 : Missions et pouvoirs du Président.
Il fixe les orientations générales, les priorités et les actions à entreprendre.
En collaboration avec l’organe d’administration, il supervise le travail de l’Association, notamment :
- il surveille les comptes et le Budget tout en supervisant et en contrôlant les dépenses importantes,
- il prend connaissance et rédige si nécessaire des courriers de politique quotidienne en collaboration avec l’organe d’administration
- il signe la correspondance officielle ou donne procuration à l’organe d’administration,
- il suit l’actualité la plus importante et détermine la suite à y réserver.
- Il garantit de bons contacts entre les différents membres (pays) et favorise le dialogue.
- Il garantit de bons contacts avec le CNUE
- Il assure une bonne circulation de l’information en général, en même temps et de façon égalitaire et généralisée vers tous les membres.
Il consulte les membres effectifs sur toute question urgente, par tous moyens rapides mais écrits et prend toutes les mesures nécessaires en accord avec la Direction Centrale, à charge d'en faire rapport sans délai aux membres ainsi qu'à l'Assemblée générale suivante.
ARTICLE 19 : Missions et pouvoirs du Président vis à vis des institutions européennes et autres instances externes.
Le Président est le porte-parole de la CPNUE et exprime les positions communes.
Il assure la représentation externe et agit au nom de la CPNUE en vertu des pouvoirs qui lui ont été conférés par l'Assemblée générale ou en cas d'urgence, par l’organe d’administration.
Il rend compte aux membres effectifs, de manière détaillée et dans les plus brefs délais, de ses activités, notamment de celles auprès des autorités européennes.
ARTICLE 20 : Missions et pouvoirs du président vis à vis des tiers.
Le Président représente la CPNUE dans le cadre de contrats passés avec des tiers.
ARTICLE 21 : Désignation
Le Président est élu pour 2 ans.
En règle générale, il aura, préalablement à son élection, exercé le mandat de Vice-président au sein de la Gestion Journalière
Le Président est élu par l'Assemblée générale par la majorité des trois-quarts des voix exprimées sur proposition d'un membre effectif.
Le droit de présenter un candidat à l'élection revient aux membres effectifs selon l'ordre alphabétique français.
Le Président de la CPNUE ne sera pas nécessairement le Président national en exercice dans son pays, mais il aura exercé des fonctions de présidence ou vice-présidence dans les organes nationaux représentatifs ou être membre du bureau national du membre effectif ou avoir une expérience professionnelle et associative exemplaire. Il devra être spécialement mandaté par son Président national pour exercer les fonctions de président de la CPNUE.
ARTICLE 22 : Le Vice-Président
La durée du mandat du Vice-président sera la même que celle du Président;
Le droit de présenter un candidat à l'élection du Vice-président entrant revient au membre effectif suivant celui chargé de présenter le candidat à l´élection du Président selon l'ordre alphabétique français.
Le candidat au poste de Vice-président devra spécialement être mandatés par son président national pour exercer le fonction de Vice-président de la CPNUE.
Le droit de présentation de candidat président et vice-président devra être exercés avant la fin du mois de juillet de l'année qui précède celle d'entrée en fonction des personnes à élire.
ARTICLE 23 : Eligibilité des nouveaux membres effectifs
Les membres effectifs nouveaux ne pourront être éligibles ni jouir du droit de présentation aux postes de Président, Vice-président avant l’expiration d’une période de trois années entières à compter de la date de leur admission.
ARTICLE 24 : La Gestion Journalière
En toute transparence et dans un esprit neutre et indépendant, sous l’autorité du Président, la Gestion Journalière est chargé de la gestion logistique, administrative et informative de la CPNUE.
Il est chargé de la collecte et de la transmission des informations communautaires. Il effectue un premier traitement de l'actualité européenne.
Pour ce faire, il développe et entretient des contacts quotidiens avec la CNUE et d’autres instances européennes et leurs représentants dans le but d'informer les membres effectifs
Il prépare, coordonne et organise les réunions de la CPNUE, sur le plan du contenu.
Il assure le secrétariat des Assemblées générales et des réunions de l’organe d’administration.
Il aide les groupes de travail et les rapporteurs dans leur mission, tant sur le plan pratique que juridique.
Il collabore aux projets et participe à la mise en œuvre des priorités de la présidence de la CPNUE.
ARTICLE 25 : Invités et professionnels extérieurs
Sur un sujet très important de l'actualité, la CPNUE peut recevoir des invités et des professionnels extérieurs, dans des conditions pré-établies et pré-déterminées par l’Assemblée sur proposition de l’organe d’administration.
ARTICLE 26 : Comptes annuels
Les comptes annuels sont arrêtés au 31 décembre de chaque année et établis conformément à la loi belge.
ARTICLE 27 :
L’ASBL est dissoute:
1° par une décision de l’assemblée générale;
2° de plein droit, à la suite d’un fait ou événement défini par la loi ou les statuts;
3° par une décision judiciaire.
Pour la procédure à suivre en cas de dissolution de l’association à but non lucratif, l’association se conformera aux dispositions des articles 2:109 à 2:149 du CSA, y compris l’article 2:135 en ce qui concerne la dissolution et la liquidation en un acte.
En cas de dissolution de l’ASBL, l’Assemblée générale décidera de l’affectation de l’actif restante du patrimoine, laquelle devra être conforme à l’objet social.
Conformément aux dispositions de l'article 2:132 de la CSA, le solde de la liquidation ne peut être distribué ni directement ni indirectement aux membres ou aux administrateurs.
À défaut de décision de l’assemblée générale ou de l’organe désigné dans les statuts, les liquidateurs donnent au solde de la liquidation une affectation qui se rapproche autant que possible du but en vue duquel l’association a été constituée.
Les membres, les tiers intéressés et le ministère public peuvent se pourvoir devant le tribunal contre la
décision des liquidateurs.
ARTICLE 28:
En cas de litige, le tribunal compétent est celui de la juridiction où la société a son siège le jour de la décision de dissolution.
ARTICLE 29 :
Les présents statuts entrent en vigueur au date de la publication dans la Moniteur belge.